Procedury i ochrona sygnalistów 

Wprowadzenie

Ochrona sygnalistów (ang. whistleblowers) stanowi coraz istotniejszy element krajowych i unijnych systemów prawnych. Sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenia prawa, których była świadkiem w kontekście zawodowym. Celem regulacji jest nie tylko ochrona osoby zgłaszającej, lecz także zwiększenie transparentności w organizacjach oraz efektywniejsze wykrywanie i zwalczanie nieprawidłowości.

W niniejszym artykule przedstawione zostaną główne założenia prawne dotyczące procedur zgłaszania naruszeń oraz mechanizmów ochrony sygnalistów, ze szczególnym uwzględnieniem stanu prawnego w Polsce, implementującego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.

1. Podstawy prawne

• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928) implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. 

• Ustawa została podpisana przez Prezydenta 19 czerwca 2024 r. 

• Publikacja w Dzienniku Ustaw odbyła się 24 czerwca 2024 r. (następnie zaczęły biec terminy obowiązywania) 

2. Terminy wejścia w życie poszczególnych przepisów

• 25 września 2024 r. — od tej daty obowiązują przepisy ustawy dotyczące wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów. 

• 25 grudnia 2024 r. — od tej daty zaczęły obowiązywać przepisy określające możliwość zgłoszeń zewnętrznych (czyli gdy sygnalista kieruje zgłoszenie do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organów publicznych) oraz kompetencje RPO w tym zakresie. 

3. Kto i co musi robić — obowiązki podmiotów

Obowiązki wynikające z ustawy spoczywają na podmiotach prywatnych i publicznych, w szczególności:

• Podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób — są zobowiązane do ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. 

• Także podmioty publiczne (w tym jednostki samorządu terytorialnego, spółki komunalne itp.) muszą wdrożyć wewnętrzne kanały zgłoszeń wewnętrznych. 

• Utworzenie jednostek (osoby lub zespołu) odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w organizacjach. 

• Określenie procedur: jak zgłoszenia mogą być składane, w jaki sposób anonimowo, jak przebiega postępowanie po zgłoszeniu, poufność tożsamości sygnalisty. 

4. Co chroni ustawa — zakres ochrony

• Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie prawa lub ujawnia publicznie informacje o takim naruszeniu, w kontekście związanym z pracą — niezależnie od formy zatrudnienia (np. pracownik, były pracownik, zleceniobiorca, wolontariusz). 

• Warunkiem ochrony jest działanie w dobrej wierze, czyli przekonanie, że zgłaszana informacja jest prawdziwa w momencie zgłoszenia. 

• Zakres zgłoszeń obejmuje szereg obszarów, m.in. korupcję, ochrona środowiska, dane osobowe, bezpieczeństwo produktów i transportu, zdrowie publiczne, konsumentów itp. 

5. Ochrona przed działaniami odwetowymi

• Ustawa zakazuje podejmowania działań odwetowych wobec sygnalistów. Działania odwetowe to m.in. zwolnienie z pracy, degradacja, przeniesienie na gorsze stanowisko, ograniczenie awansów, premiowania itd. 

• Sygnalista, który został poddany działaniom odwetowym, może domagać się zadośćuczynienia lub odszkodowania. 

6. Zgłoszenia zewnętrzne i publiczne

• Zgłoszenia zewnętrzne — możliwość kierowania zgłoszeń do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego właściwego organu publicznego. Ta możliwość zaczęła obowiązywać od 25 grudnia 2024 r. 

• Ujawnienie publiczne — możliwe, ale jako środek wyjątkowy, gdy inne ścieżki zawiodą lub istnieje znaczące interesy publiczne. Wymaga spełnienia warunków ustawowych. 

7. Sankcje

• Osoby, które zgłaszają w złej wierze — wiedząc, że naruszenie prawa nie miało miejsca, mogą być ukarane grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. 

• Podmioty zobowiązane, które nie ustanowią procedury wewnętrznej zgodnie z ustawą albo nie przestrzegają obowiązków (np. dotyczących poufności), mogą podlegać sankcjom przewidzianym przez ustawę. 

Ocena praktyczna i wyzwania

• Krótki vacatio legis: od publikacji (24 czerwca 2024) do wejścia w życie obowiązku procedur wewnętrznych minęły trzy miesiące — to stosunkowo krótki termin na wdrożenie dla wielu podmiotów, zwłaszcza tych dużych i skomplikowanych organizacyjnie. 

• Rozdział obowiązków: obowiązek dotyczy różnych podmiotów, ale z pewnymi wyjątkami (np. niektórych mniejszych jednostek publicznych o liczbie mieszkańców, lub mniejszych jednostek zatrudniających <50 osób). 

• Przygotowanie kanałów zewnętrznych: dopóki przepis wejdzie w życie (25 grudnia 2024), sygnaliści mogą korzystać tylko z drogi wewnętrznej. Organizacje i organy publiczne muszą przygotować mechanizmy przyjmowania takich zgłoszeń zewnętrznych. 

Wnioski

• Ustawa już wprowadziła istotne obowiązki dla firm i instytucji — przede wszystkim obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłoszeń i procedur od 25 września 2024 r.

• Od 25 grudnia 2024 r. funkcjonuje także możliwość zgłoszeń zewnętrznych, co oznacza, że całe spektrum możliwości przewidzianych przez dyrektywę UE zaczęło działać.

• Dla sygnalistów ochrona prawna jest już realna, pod warunkiem że zachowują dobrej wierze, a zgłoszenie mieści się w zakresie ustawowym.